Ewidencjonowanie zdarzeń i optymalizacja procesów z systemem s.3 w szafach techcode rfid

I. PODSTAWOWE POJĘCIA

SYSTEM S.3 (S)

Systemem S.3 nazywamy ogół elementów niezbędnych do prawidłowego działania szafy z ewidencją TECHCODE RFID oraz wykonywania przez szafę wszystkich funkcji w ramach Systemu, w którym ona działa. Centralnym ogniwem Systemu S.3 jest szafa TECHCODE RFID, bowiem to ona scala w całość wszystkie elementy Systemu. Do innych jego elementów  zaliczamy m.in. czytniki, kontrolery, anteny, aplikacje, programy itp.

W Systemie S.3 mogą pracować:

  • szafy aktowo- narzędziowe
  • szafy na odzież brudną tzw. brudowniki
  • depozytory na klucze.

SZAFA Z EWIDENCJĄ TECHCODE RFID

Szafa z ewidencją TECHCODE RFID pracująca w ramach Systemu S.3 umożliwia:

- tagowanie dowolnych przedmiotów, przypisywanie im dowolnych cech identyfikujących (np. nazwa, terminy przeglądu lub ważności Zasobu itp.)

- automatyczną ewidencję oraz stały monitoring otagowanych Zasobów

- zdalne zarządzanie szafami i Systemem przez Administratora oraz dostęp do wszystkich danych w czasie rzeczywistym przez 24 h / 365 dni w roku

- optymalizację procesów związanych z gospodarowaniem zasobów dzięki zbieraniu danych przydatnych do analiz, czy raportowaniu zintegrowanemu. Szafa TECHCODE RFID wymaga zarządzania przez Administratora Systemu.

ADMINISTRATOR SYSTEMU (A)

Administratorem jest Użytkownik Systemu z uprawnieniami do zarządzania Systemem i/ lub szafami TECHCODE RFID.

Do jego obowiązków należy m.in. wprowadzanie określonych danych do Systemu (np. danych Użytkowników, danych o Zasobach), nadawanie uprawnień poszczególnym Użytkownikom oraz bieżące administrowanie szafami TECHCODE RFID (np. monitorowanie i przyjmowanie informacji o stanie zasobów oraz podejmowanie w oparciu o nie działań, eksportowanie danych itp.).    

UŻYTKOWNIK SYSTEMU (U)

Użytkownik, którego Administrator wprowadził do bazy danych Systemu S.3. Każdorazowo, to Administrator Systemu S.3 decyduje:

1. w jaki sposób Użytkownik zostanie przez niego zdefiniowany, czyli wprowadzony do bazy danych np. poprzez podanie danych osobowych Użytkownika  (np. imię i nazwisko) lub za pomocą innych danych identyfikujących Użytkownika np. przydzielenie numeru porządkowego, stanowiska, nazwy działu itp.

2. o rodzaju nadanych Użytkownikowi ról (Użytkownik Szafy i/ lub Użytkownik Zasobnika) oraz uprawnień (np. do nieograniczonego/ czasowego korzystania z szafy lub/ i do korzystania z programu Zasobnik).

IDENTYFIKACJA UŻYTKOWNIKA

Dostęp do szafy TECHCODE RFID mają Użytkownicy, którzy przeszli proces identyfikacji oraz autoryzacji dostępu. Identyfikacja Użytkownika w Systemie S.3 może być realizowana za pomocą różnego rodzaju kart zbliżeniowych lub/ i nadanych Użytkownikowi przez Administratora danych dostępu (login i hasło). Stosowane w szafie TECHCODE RFID czytniki umożliwiają obsługiwane identyfikatorów:

- Unique 125kHz,

- Mifare 13,56 MHz

- HID Crescendo iClass SE.

ZASOBY

Zasobami możliwymi do przechowywania w szafie z ewidencją TECHCODE RFID są dowolne przedmioty, które można otagować np. dokumenty, narzędzia, elektronarzędzia i inny  drobny sprzęt elektroniczny, medykamenty, kasetki z kosztownościami itp. W zależności od rodzaju składowanych w szafie Zasobów, można ją doposażyć w dodatkowe przegródki, półki, haczyki itp. 

TAGOWANIE ZASOBÓW PRZEZ ADMINISTRATORA SYSTEMU

Tagowanie Zasobu oznacza oznaczenie go specjalnym tagiem (np. poprzez naklejenie tagu RFID w postaci naklejki lub przymocowanie go w inny sposób). Każdemu tagowi Administrator przypisuje w Systemie (za pomocą Zasobnika) dowolne cechy np. nazwę, numer SKU, przyporządkowanie Zasobu do konkretnej szafy, przynależność do konkretnej osoby itp. Dane te mają na celu ułatwić Użytkownikom identyfikację i korzystanie z Zasobów oraz zarządzanie nimi przez Administratora (np. data ważności Zasobu, termin naprawy itp.). Po pierwszym zdeponowaniu Zasobu w szafie TECHCODE RFID, System zaczyna rejestrować obieg oraz zdarzenia z jego udziałem (pobrania, zwroty, zgłoszone uwagi).  

II. GŁÓWNE ZAŁOŻENIA SYSTEMU S.3

SKANOWANIE ORAZ IDENTYFIKACJA ZASOBÓW

Szafa TECHCODE RFID wyposażona jest w specjalny osprzęt, umożliwiający automatyczne odczytywanie wszystkich tagów, którymi oznaczone są przechowywane w szafie Zasoby, bez konieczności wykonywania tej czynności przez człowieka.

Każde zamknięcie szafy TECHCODE RFID wywołuje:

- automatyczne skanowanie jej zawartości

- wyświetlanie Użytkownikowi wyników skanowania na monitorze szafy.  

Przed zapisaniem w Systemie wyników skanowania, Użytkownik (za pomocą monitora) może wprowadzić swoją uwagę np. o zużyciu Zasobu itp.

 

EWIDENCJONOWANIE ZDARZEŃ

Wszystkie zdarzenia wykonane przez Użytkownika z użyciem lub bez użycia Zasobu (np. próby logowana, otwarcie drzwi, pobrania i zwroty) są:

- automatycznie ewidencjonowane przez szafę

- rejestrowane w Systemie

- przypisywane ostatnio uwierzytelnionemu przez System Użytkownikowi.

 

AUTOMATYZACJA ORAZ OPTYMALIZACJA PROCESÓW

Administrator Systemu S.3, po zalogowaniu się z dowolnego urządzenia do Programu Zasobnik, ma dostęp do wszystkich zgromadzonych przez szafę danych (w czasie rzeczywistym).

Na ich podstawie może optymalizować procesy związane z zarządzaniem otagowanymi przedmiotami np. planować dostawy kolejnych partii Zasobów, zlecać przeglądy lub naprawy zepsutych rzeczy,  kontrolować braki itp.

 

SCHEMAT DZIAŁANIA SYSTEMU S.3

Szafa TECHCODE RFID z Systemem S.3 działa w jednym schemacie pracy:

III. KORZYSTANIE Z SZAFY PRZEZ UŻYTKOWNIKÓW

Szafa obsługiwana jest przez Użytkowników za pomocą zainstalowanego w niej panelu dotykowego. Za jego pomocą Użytkownik może również:

- przejrzeć  listę aktualnie dostępnych w danej szafie Zasobów  lub  przejrzeć listę zawartości wszystkich produktów w Systemie

- wyszukać Zasób za pomocą wyszukiwarki oraz ustalić jego lokalizację (w której szafie jest lub kto i kiedy go pobrał)

- dodać komentarz np. o zużyciu przedmiotu, konieczności naprawy itp.

- wybrać z listy i nadać przedmiotowi status (po jego pobraniu lub przy zwrocie) np. Zasób zepsuty, naprawiony, przeterminowany itp. (NOWOŚĆ 04.2021 r.)

 

IV. ZARZĄDZANIE SYSTEMEM S.3 PRZEZ ADMINISTRATORA

Zarządzanie odbywa się za z poziomu dedykowanego programu do zarządzania Zasobnik (aplikacja webowa), z którym Aplikacja w szafie łączy się za pomocą szyfrowanej komunikacji w sieci LAN (Ethernet lub Wi-Fi).

Do Zasobnika można logować się zdalnie (zarządzanie zdalne), z każdego urządzenia obsługującego przeglądarkę i posiadającego dostęp do Internetu.  Dostęp do konta w Zasobniku jest chroniony poprzez login i hasło.

System S.3 może być zarządzany przez wielu Administratorów, którym można przypisać/ nadać różne role i uprawnienia.

 

V. BAZA DANYCH

Baza danych przechowana na serwerze lokalnym lub wirtualnym. Aby skorzystać ze wszystkich możliwości programu i dostępu on linie do panelu Administratora / programu Zasobnik, zalecana jest jego instalacja na serwerze wirtualnym.

 

VI. INFORMACJE DODATKOWE

Szafy TECHCODE RFID z Systemem S.3 spełniają wymogi związane z bezpiecznym przechowywaniem dokumentów publicznych* i innych nośników zawierających dane osobowe, jak również innych przedmiotów wymagających stałego nadzoru (np. klucze).

 

* Ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz.U. 2019 poz. 53 z późn. zm.)

* RODO czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

 

Istnieje możliwość wprowadzania autorskich rozwiązań i integracji z innymi systemami (analiza i wycena indywidualna dla każdego projektu).

 

Zastosowane w szafach TECHCODE RFID w Systemie S.3 rozwiązania związane z odczytem tagów RFID zostały zgłoszone przez Techmark i zarejestrowane jako patent w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej pod numerem P. 422041.