Ewidencjonowanie zdarzeń i optymalizacja procesów z systemem s.3 w szafach techcode rfid
I. Podstawowe pojęcia
System S.3 (S)
Systemem S.3 nazywamy ogół elementów niezbędnych do prawidłowego działania szafy z ewidencją TECHCODE RFID oraz wykonywania przez szafę wszystkich funkcji w ramach Systemu, w którym ona działa. Centralnym ogniwem Systemu S.3 jest szafa TECHCODE RFID, bowiem to ona scala w całość wszystkie elementy Systemu. Do innych jego elementów zaliczamy m.in. czytniki, kontrolery, anteny, aplikacje, programy itp.
W Systemie S.3 mogą pracować:
- szafy aktowo- narzędziowe
- szafy na odzież brudną tzw. brudowniki
- depozytory na klucze.
Szafa z ewidencją TECHCODE RFID
Szafa z ewidencją TECHCODE RFID pracująca w ramach Systemu S.3 umożliwia:
- tagowanie dowolnych przedmiotów, przypisywanie im dowolnych cech identyfikujących (np. nazwa, terminy przeglądu lub ważności Zasobu itp.)
- automatyczną ewidencję oraz stały monitoring otagowanych Zasobów
- zdalne zarządzanie szafami i Systemem przez Administratora oraz dostęp do wszystkich danych w czasie rzeczywistym przez 24 h / 365 dni w roku
- optymalizację procesów związanych z gospodarowaniem zasobów dzięki zbieraniu danych przydatnych do analiz, czy raportowaniu zintegrowanemu. Szafa TECHCODE RFID wymaga zarządzania przez Administratora Systemu.
Administrator systemu (A)
Administratorem jest Użytkownik Systemu z uprawnieniami do zarządzania Systemem i/ lub szafami TECHCODE RFID.
Do jego obowiązków należy m.in. wprowadzanie określonych danych do Systemu (np. danych Użytkowników, danych o Zasobach), nadawanie uprawnień poszczególnym Użytkownikom oraz bieżące administrowanie szafami TECHCODE RFID (np. monitorowanie i przyjmowanie informacji o stanie zasobów oraz podejmowanie w oparciu o nie działań, eksportowanie danych itp.).
Użytkownik systemu (U)
Użytkownik, którego Administrator wprowadził do bazy danych Systemu S.3. Każdorazowo, to Administrator Systemu S.3 decyduje:
1. w jaki sposób Użytkownik zostanie przez niego zdefiniowany, czyli wprowadzony do bazy danych np. poprzez podanie danych osobowych Użytkownika (np. imię i nazwisko) lub za pomocą innych danych identyfikujących Użytkownika np. przydzielenie numeru porządkowego, stanowiska, nazwy działu itp.
2. o rodzaju nadanych Użytkownikowi ról (Użytkownik Szafy i/ lub Użytkownik Zasobnika) oraz uprawnień (np. do nieograniczonego/ czasowego korzystania z szafy lub/ i do korzystania z programu Zasobnik).
Identyfikacja użytkownika
Dostęp do szafy TECHCODE RFID mają Użytkownicy, którzy przeszli proces identyfikacji oraz autoryzacji dostępu. Identyfikacja Użytkownika w Systemie S.3 może być realizowana za pomocą różnego rodzaju kart zbliżeniowych lub/ i nadanych Użytkownikowi przez Administratora danych dostępu (login i hasło). Stosowane w szafie TECHCODE RFID czytniki umożliwiają obsługiwane identyfikatorów:
- Unique 125kHz,
- Mifare 13,56 MHz
- HID Crescendo iClass SE.
Zasoby
Zasobami możliwymi do przechowywania w szafie z ewidencją TECHCODE RFID są dowolne przedmioty, które można otagować np. dokumenty, narzędzia, elektronarzędzia i inny drobny sprzęt elektroniczny, medykamenty, kasetki z kosztownościami itp. W zależności od rodzaju składowanych w szafie Zasobów, można ją doposażyć w dodatkowe przegródki, półki, haczyki itp.
Tagowanie zasobów przez administratora systemu
Tagowanie Zasobu oznacza oznaczenie go specjalnym tagiem (np. poprzez naklejenie tagu RFID w postaci naklejki lub przymocowanie go w inny sposób). Każdemu tagowi Administrator przypisuje w Systemie (za pomocą Zasobnika) dowolne cechy np. nazwę, numer SKU, przyporządkowanie Zasobu do konkretnej szafy, przynależność do konkretnej osoby itp. Dane te mają na celu ułatwić Użytkownikom identyfikację i korzystanie z Zasobów oraz zarządzanie nimi przez Administratora (np. data ważności Zasobu, termin naprawy itp.). Po pierwszym zdeponowaniu Zasobu w szafie TECHCODE RFID, System zaczyna rejestrować obieg oraz zdarzenia z jego udziałem (pobrania, zwroty, zgłoszone uwagi).
II. Główne założenia systemu S.3
Skanowanie oraz identyfikacja zasobów
Szafa TECHCODE RFID wyposażona jest w specjalny osprzęt, umożliwiający automatyczne odczytywanie wszystkich tagów, którymi oznaczone są przechowywane w szafie Zasoby, bez konieczności wykonywania tej czynności przez człowieka.
Każde zamknięcie szafy TECHCODE RFID wywołuje:
- automatyczne skanowanie jej zawartości
- wyświetlanie Użytkownikowi wyników skanowania na monitorze szafy.
Przed zapisaniem w Systemie wyników skanowania, Użytkownik (za pomocą monitora) może wprowadzić swoją uwagę np. o zużyciu Zasobu itp.
Ewidencjonowanie zdarzeń
Wszystkie zdarzenia wykonane przez Użytkownika z użyciem lub bez użycia Zasobu (np. próby logowana, otwarcie drzwi, pobrania i zwroty) są:
- automatycznie ewidencjonowane przez szafę
- rejestrowane w Systemie
- przypisywane ostatnio uwierzytelnionemu przez System Użytkownikowi.
Automatyzacja oraz optymalizacja procesów
Administrator Systemu S.3, po zalogowaniu się z dowolnego urządzenia do Programu Zasobnik, ma dostęp do wszystkich zgromadzonych przez szafę danych (w czasie rzeczywistym).
Na ich podstawie może optymalizować procesy związane z zarządzaniem otagowanymi przedmiotami np. planować dostawy kolejnych partii Zasobów, zlecać przeglądy lub naprawy zepsutych rzeczy, kontrolować braki itp.
Schemat działania systemu S.3
Szafa TECHCODE RFID z Systemem S.3 działa w jednym schemacie pracy:
III. Korzystanie z szafy przez użytkowników
Szafa obsługiwana jest przez Użytkowników za pomocą zainstalowanego w niej panelu dotykowego. Za jego pomocą Użytkownik może również:
- przejrzeć listę aktualnie dostępnych w danej szafie Zasobów lub przejrzeć listę zawartości wszystkich produktów w Systemie
- wyszukać Zasób za pomocą wyszukiwarki oraz ustalić jego lokalizację (w której szafie jest lub kto i kiedy go pobrał)
- dodać komentarz np. o zużyciu przedmiotu, konieczności naprawy itp.
- wybrać z listy i nadać przedmiotowi status (po jego pobraniu lub przy zwrocie) np. Zasób zepsuty, naprawiony, przeterminowany itp. (NOWOŚĆ 04.2021 r.)
IV. Zarządzanie SYSTEMEM S.3 przez administratora
Zarządzanie odbywa się za z poziomu dedykowanego programu do zarządzania Zasobnik (aplikacja webowa), z którym Aplikacja w szafie łączy się za pomocą szyfrowanej komunikacji w sieci LAN (Ethernet lub Wi-Fi).
Do Zasobnika można logować się zdalnie (zarządzanie zdalne), z każdego urządzenia obsługującego przeglądarkę i posiadającego dostęp do Internetu. Dostęp do konta w Zasobniku jest chroniony poprzez login i hasło.
System S.3 może być zarządzany przez wielu Administratorów, którym można przypisać/ nadać różne role i uprawnienia.
-
UPRAWNIENIA ADMINISTRATORA SYSTEMU S.3
- KONFIGUROWANIE PARAMETRÓW SZAFY, w tym parametrów i kryteriów odczytu np. czasu skanowania, konieczności potwierdzania przez Użytkowników wyników skanowania, zakresu wyświetlanych Zasobów na ekranie dotykowym szafy (wszystkie tylko w danej szafie)
- DODAWANIE, USUWANIE I EDYCJA KONT:
a. UŻYTKOWNIKOM PROGRAMU ZASOBNIK (Użytkownicy Zasobnika mogą mieć również założone konto Użytkownika Aplikacji i w tym zakresie korzystać z przyznanych im przez Administratora Systemu Uprawnień) – Administrator Systemu może przydzielać im:
- ROLE- w zależności od Roli, Użytkownik Zasobnika może mieć przyznany pełny lub ograniczony dostęp do określonych danych w Zasobniku, ich edycji, usuwania itp.
b. UŻYTKOWNIKOM APLIKACJI (użytkowników korzystających z szafy TECHCODE RFID) - Administrator Systemu może przydzielać im:
- UPRAWNIENIA - w zależności od przyznanych Uprawnień, Administrator może zarządzać dostępem Użytkownika Aplikacji do danego (otagowanego) Produktu, danej Grupy produktów, danej szafy TECHCODE RFID, czy konkretnego numeru drzwiczek w szafie TECHCODE RFID (w przypadku szaf TECHCODE RFID wieloskrytkowych).
c. IDENTYFIKATOROM - Administrator Systemu może przypisywać im Uprawnienia analogicznie, jak w przypadku Uprawnień dla Użytkowników Aplikacji.
- DODAWANIE, USUWANIE I EDYCJA ZASOBÓW - tj. Produktów oznaczonych Tagami*: W ramach edycji możliwe jest:
- PRZYPISYWANIE LOKALIZACJI ZASOBOM ORAZ DODAWANIE ICH DO GRUP PRODUKTÓW
- NADAWANIE CECH ZASOBOM - każdy Tag, jakim znaczony jest Zasób można zdefiniować, przypisując do niego informacje o oznaczonej przez niego rzeczy. Każdy Produkt może mieć przypisaną dowolną ilość Cech np. nazwa; data ważności Zasobu; data przeglądu; kolor, seria, miejsce przechowywania w szafie itp. System umożliwia wyszukiwanie Zasobów z Listy według ich indywidualnych cech. W zależności od konfiguracji szafy TECHCODE RFID, nazwy Cech mogą być wyświetlane na ekranie tabletu szafy (W przeciwieństwie do Statusów, Cech nie można zmieniać za pomocą tabletu w szafie TECHCODE RFID.), ale nie mogą być zmieniane przez Użytkownika.
- NADAWANIE STATUSÓW ZASOBOM - przy dodawaniu do Systemu nowego Zasobu, Administrator nadaje mu przynajmniej jeden Status np. „domyślny”. Administrator może tworzyć dowolną ilość Statusów dla każdego Zasobu. Informacje o Statusach ułatwiają zarządzanie i obsługę Procesów wykonywanych z udziałem Zasobów. W zależności od konfiguracji szafy TECHCODE RFID, Administrator może decydować o MOŻLIWYCH SPOSOBACH ZMIANY STATUSÓW:
a. Ustawienie w Systemie przez Administratora jednego Statusu domyślnego dla nowych Zasobów (np. Zasób sprawny; Zasób po naprawie; Zadekretowane itp.). W takiej sytuacji, każdy nowy Produkt dodany do Systemu, będzie miał automatycznie nadany Status domyślny.
b. Indywidualna zmiana przez Użytkownika Statusu Zasobu/ Zasobów za pomocą tabletu w szafie TECHCODE RFID . W takiej sytuacji, w chwili pobierania/ dokonywania zwrotów Zasobów do szafy TECHCODE RFID, Użytkownik za pomocą tabletu w szafie może wybrać i nadać Produktowi z listy dostępnych Statusów dowolny Status (np. ze Statusu: „Zasób naprawiony” na Status: „Do przeglądu”). Informacje o dokonanych przez Użytkowników zmianach Statusów dostępne są w Zasobniku.
c. Ustawienie jednego Statusu domyślnego dla konkretnej szafy TECHCODE RFID, oddzielnie dla pobrań i dla zwrotów (Funkcjonalność możliwa w trybie działania szafy z Automatycznym potwierdzeniem operacji.). W takiej sytuacji, niezależnie od rodzaju Zasobów, każde pobranie z szafy Zasobu spowoduje, że System automatycznie nada mu Status przypisany do pobrania (np. „Zasób zużyty”), a w przypadku zwrotu Status domyślny przypisany dla Zwrotu np. „Do przeglądu”.
- PRZEGLĄDNIE HISTORII ZDARZEŃ ORAZ WYSZUKIWANIE INFORMACJI:
- o Zasobie- np. przez kogo Zasób był pobierany, w czyim jest teraz posiadaniu
- o Użytkowniku- np. jakie Zasoby pobierał i zwracał, kiedy się logował
- o Zdarzeniach wykonywanych w danej szafie- np. kto i kiedy wykonywał jakieś Zdarzenia, jakie Zasoby znajdują się w konkretnej szafie
- DODAWANIE I ZARZĄDZANIE ALERTAMI - Alert to funkcjonalność, która umożliwia automatyczne wysyłanie przez System w określonych przez Administratora sytuacjach wiadomości. Administrator decyduje o tym, gdzie (do kogo) i po wykonaniu jakich Zdarzeń, System ma wysyłać określone Alerty np.:
- gdy Użytkownik zgłosi Uwagę za pomocą tabletu w szafie TECHCODE RFID
- gdy wykonano Zdarzenie (np. pobranie, zwrot) w określonych w Alercie godzinach (np. poza godzinami pracy firmy)
- gdy wykonano Zdarzenie (pobranie/ zwrot) na danym Zasobie, dla którego włączono Alert (np. pobranie dokumentów Top secret).
W zależności od ustawień, dodany przez Użytkownika za pomocą tabletu w szafie komentarz może pojawiać się w Zasobniku w formie Alertu, może być również automatycznie wysyłany w formie wiadomości email na podany przez Administratora w Zasobniku adres mailowy.
- EKSPORTOWANIE WYBRANYCH DANYCH do arkusza kalkulacyjnego.
V. baza danych
Baza danych przechowana na serwerze lokalnym lub wirtualnym. Aby skorzystać ze wszystkich możliwości programu i dostępu on linie do panelu Administratora / programu Zasobnik, zalecana jest jego instalacja na serwerze wirtualnym.
VI. Informacje dodatkowe
Szafy TECHCODE RFID z Systemem S.3 spełniają wymogi związane z bezpiecznym przechowywaniem dokumentów publicznych* i innych nośników zawierających dane osobowe, jak również innych przedmiotów wymagających stałego nadzoru (np. klucze).
* Ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz.U. 2019 poz. 53 z późn. zm.)
* RODO czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Istnieje możliwość wprowadzania autorskich rozwiązań i integracji z innymi systemami (analiza i wycena indywidualna dla każdego projektu).
Zastosowane w szafach TECHCODE RFID w Systemie S.3 rozwiązania związane z odczytem tagów RFID zostały zgłoszone przez Techmark i zarejestrowane jako patent w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej pod numerem P. 422041.